99x Technology is facilitating the Colombo Agile Conference in January. They asked me if I could give a short input on the benefits of Agile, from a customer point of view.

One of my main responsibilities as a CIO has been to develop the internal application that supports the core of our business. The last 6 years this has been done by my highly skilled team at 99x Technology in Sri Lanka.

The last 2 years, we literally turned everything upside down. We did a transition to Agile and Scrum, and I must say that we have never looked back.

There are many reasons – and of course many challenges linked to running a distributed project like this the Agile way. From a customer perspective, some of the advantages Agile methods has given us are:

1. We get tangible deliveries early in the project, and regularly

Since every sprint in principal should deliver a potential, shippable product, focus on delivery and ability to deliver something that gives values is core in the Agile method.

2. Focus on business value

Agility is about the ability to inspect and adapt. And in Software developement, users normally don’t have the full picture or insight initially to define in detail what an application should do or solve. With continuous backlog grooming and discussions, Agile methods can ensure that the developement team can use time on what is worth to use time on. So return of investment is higher.

3. Closer collaboration between team and customer

This is a benefit, but also a challenge in distributed Agile projects. The benefits are obvious: again – we get more focus on busines value, continuous developement, discussions over documentation, all resulting in a better end product.

The challenges have to be addressed, but technology is constantly evolving to help us bridge the gaps of distance.

On my way back to Oslo from Amsterdam last week, I had a conversation with a colleague about company values. How they are formed, what they actually are, if they are stated or not. He asked me what company values where important to me. It made me think, since I – like most people, I would guess – have a built-in sense if I appreciate the company values in my own company or companies that I relate to.

My immediate answer was, «I have to work in a company that has basic integrity around their business». «Well, what kind of value is integrity?», he asked.

And he was right. Integrity relates to the values you define. It’s about consistency. Being intrinsically true to the values you have expressed for yourself, or the company. One of the opposites of integrity is hypocrisy. Not a very flattering description to be linked to (and we are all often at risk, I must admit). Being hypocritical is all about not living up to the standards you are expressing and expecting of yourself and others. And again: this unfortunately is something I often see in businesses on a company level. A company can have defined values, but either you don’t notice them as an integrated part of the culture, or you observe managers who outlive the opposite values than are expressed.

So this whole conversation with my colleague resulted in analyzing what specific company values are important for me, and what companies I observe that live up to the standards they are proposing.

One company that has a set of values I can relate to, is Atlassian in Australia. This is a software company creating products that we currently use in our business, so my experience with them is as a customer buying their products, and getting support when needed. I’ll need to ask the employees wether they actually live all their values as stated or not. But for all the parts that relate to customers, I can confirm that integrity is intact.

Their values (and keep in mind that language can be a bit rough-edged in this part of the world):

• Open company, no bullshit
• Build with heart and balance
• Don’t #@!% the customer
• Play, as a team
• Be the change you seek

I love them. Down-to-earth and so essential.

What company values does your business express, and is integrity observed?

What surprises me, though, is how little effort many office-workers are in the use of the tools at hand, and the lack of engagement to maximize the use of them.

Personally, over these years I have earned great dividends in investing time in the following skills:

1. Writing touch

I have a colleague who has more than 30.000 emails in his inbox, whereof 3000 are unread. And I believe he is not alone. E-mail has gone from a productivity enabler to become a productivity disabler.

5. Fight against reactiveness, for proactiveness

It’s a constant challenge. So often I come to work in the morning, and if I don’t take control on my priorities for that day, someone else will. And you end up firefighting, and the sense of getting nothing done. Know the feeling?

And once you go down that lane, the actions you do are more based on who or what screams most against you, not what needs the necessary focus. It’s a mode. And it won’t let go.

So you need to take control, and find methods to do this

Instead of catching up with all that has been done in the past, I’ll summarise the past year, and the year to come. Not that this is about New Year’s resolutions. I actually hate them, mainly because they are about bad habits that you want to get rid of, or new, good habits you want to introduce in your life.

No, a year-end and a New Year’s eve is more about giving closure to the past year, and reflecting on what’s to come.

Inspired by two management guys I follow, David Allen («What have you done lately?») and Michael Hyatt (Seven Questions to Ask About Last Year) , I can give you some highlights of my own assessment:

HOW WAS THE PAST YEAR?

- I started to write a daily journal

I’m using Evernote for this, and try actually to capture one image per day using my iPhone. Reflecting on each day «takes out the steam» for me, and it is also a valueable tool for retrospective reflection.

- Switched entirely to Mac

I’m totally agnostic on the Mac-PC discussion. But standardizing on Apple products has given me a big advantage, especially at home: the devices work perfectly together, and no support needed….

- Went ‘hard-core’ in Agile and Scrum

In February we started a project involving a project/developement group in Norway, Netherlands, and Sri Lanka, and with additional stakeholders in Sweden, Belgium, Germany, and Romania. The project sponsors were somewhat sceptical or curious  to Agile and Scrum. So the method had to be proven.

- Had a fantastic vacation

East Coast US and Bahamas. 4 weeks. Say no more.

- Got to know a lot of new business associates in Netherlands, Belgium, and Romania.

My company in Norway is a part of a larger corporation – Centric – with HQ in Netherlands. Through the above mentioned project I’ve got the chance to meet a lot of colleagues. It’s always a pleasure to expand the network.

- Got a job-offer I accepted

I’m challenged to move up a notch, and start as CIO of Centric next year.

- Exploited collaboration tools and implemented them in the organization.

We’ve implemented Yammer and a company Wiki (Confluence, from Atlassian) in our company. I strongly believe in this type of collaboration. E-mail is the telefax of this century.

- Church confirmation for my youngest daughter

- CEO of our corporation resigned after 18 years, leaving us in a turmoil of change

The whole Scandinavian corporation had to be realigned, since the CEO was not replaced, but functionally moved to the head company in Netherlands. Interesting process, which still is unfolding.

One keyword to describe 2012: «Change»

HOW DO I WANT NEXT YEAR TO BE?

- Successfully finalize a big development project and hand-over to new Product Owner

- Start and succeed in a new position / job

- Have a great 25-year wedding anniversary with my wife

- Sail along the northern coast of Norway

Keywords that I guess will describe 2013: «Growth and Challenge»

As you may see – none of the above suggests any habitual changes. But reflecting on the activities and high-level actions I want to achieve somehow tends to be buzzing in the corner of my mind, and when assessing a year-end, it’s incredible how many of them were fulfilled.

What kind of «annual audit» do you do at year end?

It was wonderful to meet the team again, and we’re all very eager to get going on this journey adapting to Scrum.

I’m staying for two weeks, and at the end of the workshop we will do our first real Sprint Planning meeting. And from that point on, there’s no turning back. Bridges are burned and new ground is to be discovered.

Discussions on our roles was on the agenda. The Scrum Master and the Scrum Product Owner role is pretty much clear. But the one team-member with the biggest challenge is our QA. Since testing has a bit of a methodological turn-around when adapting Scrum. One of the pit-falls we encounter is that within each sprint, we fall in to the waterfall-method, and basically we’re back to square one. Scrum is about team-players, so even the developers must start to think differently, not only passing code for testing but doing part of the testing themselves.

Still, I believe that the QA still has a crucial role in every team. Though the role is very much re-defined in Scrum. So this is a part we need to discuss more in the days to come.

We had a brainstorming of the different user-roles that act and relate to our system, and there were quite a few. The question that was brought up was: when defining a user, should we consider a user as a persona with (potentially) different access or entry-points to the system, or as a persona with specific motivation and presumptions when accessing the system? The latter can help a user story to be more clear on the rationale for the user story. But it can generate a big list of users. So we combined the two viewpoints, and cut it down to a manageable number of user roles.

The next days we will spend figuring out the size of story points, and start to write user stories, play some planning poker, simulate a sprint, and do estimations. So the wall will be filled up with post-its by the end of this week.

It’s a brave new world.

BTW: today’s Norway’s national day (May 17th). Celebrated it at the embassy, and had a ‘piece of Norway’ for some hours, with cake, ‘pølse med lompe’ (hotdogs in a potato scone), games, singing and folk dancing. Great day.

I’m on my way for a 2-week workshop with my team in Sri Lanka. The last 5 years, developement has pretty much been based on the traditional waterfall-project-management style. Being a small team (4-5 persons), we have during these years been more agile than required using a PMI (a traditional framework for project management) method. We started to investigate SCRUM technique a year ago, and our collaboration and developement methods was interesting enough aligned in many ways to this method.

Which is why SCRUM probably is getting lot of attention. It feels, in many ways, like a more natural way of running software developement.

So we’ve ramped up. As well as the whole company in Sri Lanka. I’m now a SCRUM product owner, and the team has attended SCRUM and SCRUM Master courses in their company.

A tool has been set up (Atlassian’s Jira with the Greenhopper plugin), and the next couple of weeks we will practice, discuss, set up, and ramp up.

Not that it’s going to be easy, but certainly it’s going to be fun!

By the way – Sri Lanka is so beautiful, so that’s the bonus of it all for me. Have a look:

 

Sri Lanka – a journey by Christian Willoch | Make Your Own Book

Sitter her en lørdag morgen med en lang dag foran meg. Vi jobber med å oppgradere websiden for Xtra personell, og mens utviklerne driver med sitt har jeg noen lommer av tid for refleksjon som jeg vil dele via denne bloggen.

Verden har i sannhet blitt liten. 3 utviklere sitter i Colombo, Sri Lanka, og en av dem her ved siden av meg. Skype og webkameraer er på kontinuerlig, påkoblet mikrofoner og høytalere. Så vi sitter så og si i samme rom under utrullingen. Det går i en salig miks av norsk (mot driftsleverandørene våre), engelsk og sinhalesisk. En radio med indisk pop høres i bakgrunnen, det er 30 grader i Colombo og her sitter ‘min mann’ og snufser av forkjølelse etter et møte med en kald, norsk forsommer-morgen. Offshoring er ikke lenger en litt fjern mulighet for en mellomstor bedrift som oss. Det kjennes helt naturlig.

Den nye websiden er et resultat av en lengre prosess vi har hatt – og fortsatt har – når det gjelder å utnytte sosiale medier i vår markedsføring og vår kontakt med vikarer, kunder og leverandører. Selv mener jeg at bruken av sosiale medier i bedriftssammenheng fortsatt bare er i startgropen, og det er viktig å kontinuerlig utforske hvilke muligheter som ligger i dette paradigme-skiftet. Dette er ikke et hype-blafr, men den nye virkeligheten vi må forholde oss til.

I markedsførings- og informasjonssammenheng er det viktig å forstå hvor vår målgruppe befinner seg på nettet. Og her er det mange ulike preferanser. Noen er aktive blogglesere, andre følger med og bidrar på Twitter, LinkedIn har blitt en profesjonell kanal for kontakt og jobbsøk, Facebook har 2 millioner medlemmer i Norge, YouTube er en viktig underholdningskanal. Slik kommer det til å fortsette, og iPhone, iPad, Android-telefoner osv. gir oss tilgang til denne verdenen hvorsomhelst, nårsomhelst.

Dette har vi begynt å utnytte aktivt, med vekslende suksess. Men det er en spennende sosialieringsprosess. Som alle andre mer fysiske sosiale sammenhenger, må vi finne vår sosiale plass i mengden. Gjennom vår sponsing av Team Xtra personell er vi aktive på YouTube med treningsvideoer. Vår adm. dir. blogger jevnlig, noe som vi ser blir lest blant relevante målgrupper. En av våre vikarer blogger nesten daglig om jobben han utfører for oss. Vi har en Facebook ‘fan’-gruppe, der vi har forsøkt oss med et par nettmøter uten at det har tatt helt av. Vi twitrer, og fler og fler av våre ansatte begynner å bruke denne kanalen for å retwitte relevant informasjon, stillinger osv. Vi skal jobbe med å få alle ansatte til å holde LinkedIn-profilen oppdatert, slik at dette blir den primære presentasjonskanal av den enkelte ansatte.

I dette fasetterte bilde må websiden vår finne en funksjon. Til nå har websiden vært tradisjonell, der vi legger ut artikler, presentasjoner, pressemeldinger osv. Men faktum er at våre målgrupper sjekker ikke websiden vår jevnlig for denne type informasjon. De er på de andre sosiale kanalene. Så vi har lagt inn støtet her, og bruker disse kanalene for å informere og markedsføre. På de premissene kanalen tilsier. Så skal vår nye web fungere som et ‘anker’ for all vår aktivitet i de ulike kanalene, nær sagt etter ‘Alle veier fører til xtra.no’-prinsippet. Og xtra.no skal også lede folk ut til de kanalene vi er eksponert i, alt etter hvilke preferanser den enkelte har.

Den største utfordringen med sosiale medier i bedriftssammenheng er at skillet mellom rollen som privatperson og ansatt viskes ut. Man kan ikke forutsette at mottakeren/leseren skjønner når jeg opptrer og uttaler meg som en ansatt, og når jeg gjør det som privatperson. Så vi må ha noen anbefalinger og retningslinjer for våre ansatte, uten å sette absolutte krav til hva de kan skrive og ikke. Suongirs blogg har en interessant artikkel om dette. Ytringsfriheten råder, men vi må øke bevisstheten om at man ikke nødvendigvis ytrer seg som privatperson. Og dette er det ikke avsender som kontrollerer, men mottaker. Og vi kjenner ikke forståelseshorisonten til mottakeren.

Som vikarbyrå der behandling av søknader og intervjuer av kandidater er en viktig del av jobben kan sosiale medier bidra til å gi oss et bedre bilde av kandidaten. Men det ligger en etisk problemstilling her. I hvilken grad skal en kandidats opptreden på ‘private’ medier som Facebook, personlige blogger være med å farge vår oppfatning av hvem kandidaten er? På våre nye sider har vi gjort noen endringer i søknadsskjemaet. Vi ber bl.a. søkeren om å oppgi evt. relevante sider som kan fortelle oss noe om han eller hun. En blogg, en Public LinkedIn profil e.l. Men vi har bevisst unngått å nevne Facebook. Jeg har hørt om rekrutteringsselskap som ber kandidater om å legge seg til som venn av intervjueren før han/hun kommer på intervju. Personlig syns jeg dette er meget betenkelig, og vi forventer og ønsker ikke dette for vår egen del. Å be om å bli Facebook-venn med en du ikke kjenner er som å be om å få oppgitt et passord.

En annen utfordring er når søkere, kandidater og ansatt vikarer selv ber om å bli venn med meg på Facebook. Er det OK å ignorere henvendelsen?

Alt dette er endel av den sosialiseringsprosessen vi må jobbe med internt i vår bedrift.

It’s a brave, new world. Let’s exploit it together.

Googles fratreden fra det kinesiske markedet har også vært en større IT-sak den siste tiden. Det får være grenser for overvåking. Kineserne har gjort det til en kunstart å kontrollere hva befolkningen kan ha tilgang til og ikke via internett.

Noen sammenheng her?

Dette minner meg om en god venn som jobber i Aurskog-Høland kommune. De har tatt den helt ut. Burde få en æresplass i IT-medienes omtale av effektivisering i kommunesektoren.

Min gode venn jobber med ungdom i kommunen. Han gjør en kjempejobb! Mange av ungdommene har ikke e-post. Ikke fordi de mangler bredbåndsdekning e.l., men ungdom lever idag sitt liv på sosiale medier. Og kommuniserer via dem. Problemet er at min kamerat kan komme til å misbruke den adgangen han evt. får til Facebook, MSN, og andre sosiale kanaler. Så IT-mafiaen i Aurskog-Høland kommune stenger ham – og andre brukere – ute fra slike vederstyggelige deler av den digitale motorvei. Man er på jobb for å jobbe, ikke for å drive dank.

Her forleden sendte jeg ham en e-post med en jpg-fil. Hvilket er nokså vanlig idag. Den ble stoppet. Hos ham. Eller hos IT-avdelingen. Det er kun enkle vedlegg fra Word og Excel som tillates. Zipfiler? Glem det. Her er spamfilteret satt på «kina-modus». Ingenting passerer.

Vel, vel. Men om han ikke burde ihvertfall opprette en blogg via blogspot.com? Jeg sendte ham en link til min blogg der, og tipset ham om at dette er kjempeenkelt å lage, og han kan ha informasjon, kalender med mer for å nå ut til sine ungdommer.

Sperret. Blogspot er ikke godkjent som webside i kommunen.

Ei heller er nettbanker. Eller nettbutikker av noe slag.

Her skal det jobbes.

Profesjonell kontakt via LinkedIn? Nope. Farlige greier.

Så nå har jeg en ny strategi: jeg vurderer å gå til innsamlingsaksjon av faksmaskiner, konvolutter og penger til frimerker. Slik at min venn kan «effektivt» omgå den kommunale IT-instans på Aurskog-Høland.

Lenge leve effektiviseringen av kommunesektoren, og deres streben etter bedre kontakt med de som lønner dem: befolkningen.

Velkommen til Aurskog-Høland kommune. Et lite Chinatown på landet.

ITIL er et rammeverk og metode for kvalitetssikring av leveranse, drift og support innen IT. Det er massivt, og på et slikt seminar nærmer det seg iblant religiøse høyder med sitt eget fagspråk og termer.

Og med min bakgrunn observerer jeg at her finnes både religiøse fundamentalister og de mer liberale.

På engelsk finnes 2 termer jeg liker å bruke for å beskrive de 2 grupperingene: compliant og conformant. Compliant er man når man følger et rammeverk etter boka. Conformant er man når man tar et slikt rammeverk og tilpasser det realitetene.

De som omtaler og bruker ITIL som en compliancy-modell, er de religiøse fundamentalistene. De som føler trygghet ved å snakke sitt eget språk, og følger bokens bokstav. De mer liberale er de som bruker ITIL som en conformity-modell. De som tilpasser boken til den virkelighet de observerer rundt seg, og tillemper metoden ved å ha fokus på faktisk verdi.

I den offisielle introduksjonsboken for ITIL heter det også at «ITIL is a framework an organization conforms to, not complies with. There is a major difference between these two things and one that is often misunderstood.» (The official introduction to the ITIL Service Lifecycle, 2007, side 14)

Denne lille detaljen utgjør en utrolig stor forskjell.

Det var ikke mye jeg fikk med meg av konferansen, dessverre, så nedsylta forkjøla som jeg var. Men på den første hovedsamlingen var det en foreleser som fikk meg til å spisse ørene. Paul Wilkinson – en Nederlender – snakket om «ABC of ICT…THE number 1 success or FAIL factor. Han utgangspunkt er at enhver idiot kan designe en ITIL prosess-flyt og en prosedyrehåndbok, men det er når dette rammeverket taes i bruk at det feiler. Og dette skyldes mangelen på fokus på ABC – Attitude – Behaviour – Culture. Holdning, adferd og kultur.

Same shit, new wrapping, kan man kanskje si. Men det er et poeng å bli påminnet dette – igjen og igjen. Med en økende grad av krav til kvalitetssertifiseringer, metoder, prosesser, etc. etc., tjener mange konsulenter på å forkynne Skriften og få kunder til å følge boka. Og permene med alt dette støver i bokhyllen til den prosessansvarlige og kvalitetsansvarlige.

Og det gir ingen merverdi for sluttbrukeren eller kunden.

I sin bok – ABC of ICT – har Wilkinson en morsom fremgangsmåte for å få frem poenget. Han fokuserer på worst practice, og med sine evner som karikaturtegner understøtter han sine poeng.

Innledningsvis nevner han følgende årsaker til at IT tjenesteforvaltning (eller ITSM – IT service management) ikke lykkes, på tross av alskens rammeverk og metoder:

1. Ingen link mellom ITSM og faktisk merverdi og resultat for bedriften/organisasjonen.
2. For mye fokus på at ITIL er målet i seg selv, og manglende fokus på ønsket adferd som ITIL prøver å oppnå.
3. Utilstrekkelig dialog med brukere og kunder for å sikre at de er både involvert og forpliktet i forbedringsarbeidet.
4. Manglende forankring og eierskap fra ledelsen.
5. Manglende forpliktelse og forståelse hos operasjonelle mellomledere.
6. Å bli ITIL-sertifisert er viktigere enn å bevise at du faktisk kan gjennomføre noe med ITIL.
7. Urealistiske planer og fremgangsmåter ved innføring av ITIL. Troen på at ITIL er bare noe man kan ‘implementere’.
8. Manglende evne til å måle og vise at ITIL faktisk gir et positivt resultat.
9. Manglende involvering av brukerne når man skal endre måten å jobbe på, og ta hensyn til DERES hverdag. Håndbøker og prosedyrer samler støv.
10. Et VERKTØY vil løse alle problemer. «A fool with a tool is still a fool«.
11. Manglende evne til å skape resultater i organisasjonen og og sikre at kontinuerlig forbedring og endring er en del av kulturen.

Anbefalt lesning – kan bestilles på Amazon.

Effektiv kommunikasjon er essensielt når utvikler-teamet mitt sitter i Sri Lanka. Og vi bruker mange kanaler:

Spider - Eurocenter’s eget prosjektstyringsverktøy for systemutvikling. Alle saker skal registreres her, men det er ikke en effektiv kanal for å gjøre avklaringer og ha lengre ‘samtaler’. Men det er et viktig kvalitetssikringsverktøy, siden man her kan måle tid for åpne saker, antall bugs per prosjekt, etc. etc. Og dokumentasjon samt konklusjoner på løsninger må ligge her.

Skype - selvom dette kan være noe hakkete når det er ‘peak times’ der nede. Båndbredden er ikke like massiv som vi bortskjemt opplever her i Norge.

MSN - veldig effektivt for mindre avklaringer, men en utfordring i forhold til å spole tilbake hva som egentlig ble sagt og avtalt. MSN har riktignok en mulighet for å logge alle samtaler man har, men det blir fort uoversiktlig.

E-post – det tradisjonelle mediet for lengre avklaringer, men ofte blir sånne svar-på-svar-på-svar e-poster ofte uoversiktlig. Fordelen er at en e-post kan man enkelt lagre og bruke Outlooks mer avanserte funksjoner for å systematisere og finne igjen informasjon.

Google Wave – det nye store, som er en mellomting mellom chat og e-post. Vi har brukt det et halvt års tid, og det er glimrende når man skal jobbe sammen som team, dele informasjon, og ‘samtale’ med tekst.

Wave er en slags hybrid mellom MSN og e-post. Den du Wave’er med trenger ikke være online. Han ser ditt innlegg straks han logger seg på. Dersom han er online, ser du hva han skriver – bokstav for bokstav. Man kan rett og slett ‘skrive i munnen på hverandre’ – noe som faktisk er ganske effektivt i motsetning til MSN/chat der man får et symbol som viser at den andre holder på å skrive noe. Og i mellomtiden sitter du og venter…

Drag-and-drop dokumenter og bilder gjør deling av slik informasjon utrolig effektiv.

Du kan invitere flere inn i samtalen – enten innledningsvis eller midtveis i Wave’en. Og en utrolig kjekk funksjon er at man kan spole hele samtalen fra starten, så dersom jeg er blitt invitert midtveis i en samtale, kan jeg se hvordan samtalen har forløpet seg.

Dette er særlig viktig dersom samtalen er nestet. Og dette er kanskje en av de beste funksjonene ved Wave. Jeg kan gå opp i et tidligere innlegg i Wave’en og svare på denne. Dermed kan man diskutere flere ting i samme Wave. Det kan fort bli en ganske kompleks samtale, særlig når mange er involvert og en svarer på et innlegg lenger nede mens en annen kommenterer et innlegg lenger opp. Men effektivt er det. Og med ‘spole’-funksjonen kan man alltids ta hele Wave’en skritt for skritt.

For å organisere en Wave, kan man lage tag’er som senere kan søkes opp.

Foreløpig er Google Wave i beta, og du må bli invitert for å være med. Men prøv det ut!

Hvordan kom jeg på å gjøre dette? Da jeg ble presentert idèen for 5 år siden, var ‘offshoring’ noe de store selskapene drev med. Gjerne amerikanske. Og ofte til India. Så tanken på å sette utviklingen av vårt kjernesystem helt ditt var for meg «a leap of faith».

Årsaken til at jeg i det hele tatt ble presentert denne idèen var at driftsleverandøren vår på den tiden hadde noen år før selv satt ut utviklingen av et inkassosystem til et selskap i Sri Lanka som de startet opp: Eurocenter. Daværende adm. dir. Finn Worm-Petersen ville at jeg skulle møte den nytilsatte CEO i Eurocenter, Mano Sekaram. Jeg fikk presentert selskapet, og deres forretningsidè. Jeg takket høflig for møtet, og forlot det og tenkte at dette var det vel andre som hadde mer interesse av enn meg.

Vårt kjernesystem – «x|is» (Xtra InternSystem) styrer alt av søkerprosess, vikarer, oppdrag, timelister m.m. Tanken på å flytte utviklingen av dette til et «lavkostland» var rimelig fremmed.

Årsaken til skepsisen var flerfoldig, og dette var noen av punktene jeg opplevde var relevante da jeg vurderte om dette i det hele tatt var aktuellt:

Avstand til utviklerne.
Det er tusenvis av kilometer til Sri Lanka, og jeg var avhengig av tett kontakt med utviklerne.

Kulturelle barrierer.
En ting er språk – de snakket hvertfall engelsk. Selvom dialekten kunne være krevende i starten.
Men de er jo tross alt asiatere (her komme fordommene inn): lite individualister, vant til hierarkier. Sier alltid ja når de bør si nei. Liten grad a transparens i organisasjonen.

Og hva med norsk forretningsforståelse?

«Brain drain» og høy «turn-over»
Hvor lenge blir kompetansen værende, når man hadde inntrykk av at deres hovedmål var å flytte til et vestlig land så snart de hadde mulighet? Jeg hadde lest om selskaper i India som ansatte utviklere med èn eneste oppgave i starten: å sitte bak rygge på en annen utvikler slik at han kunne overta straks utvikleren forsvant.

Borgerkrig
30 års borgerkrig som fortsatt pågikk. Hvor trygt var det å flytte alt over, for så å risikere at krigen ble trappet opp med mulige konsekvenser for bedrifter i landet?

Så argumentene var flerfoldige.

Men for 4 år siden var vi i en krise når det gjaldt vår norske systemutviklings-leverandør. Utviklingsmiljøet ble splittet opp, og kompetansen forsvant.

Jeg tok en ‘long shot’, og inviterte 2 fra Eurocenter til å komme på en 3 dagers work-shop hos oss for å kartlegge systemet. For å gjøre en lang historie kort: jeg ble imponert, og er nå, 4 år senere, fortsatt meget tilfreds med kvaliteten på det arbeidet som utføres av ‘mitt’ team i Colombo.

Endel av de punktene jeg var skeptisk til måtte jeg selvsagt adressere, og få bekreftet eller avkreftet.

Avstand til utviklerne:
verden er liten, og chat, Skype, videokam og konferanseløsninger gjør at jeg mange dager har mer kontakt med dem enn med mine kolleger bortover gangen.

Kulturelle barrierer
Helt klart tilstede. Språkforståelsen kom jo fort – det er jo bare en annen dialekt. Men hierarki-holdningen måtte adresseres. Hvordan gjøre dette best? Ved å sørge for at de for en forståelse for at jeg er deltaker på samme lag. Så jeg reiser ned en gang i halvåret. Bruker tid til å sosialisere med dem ( i tillegg til å jobbe, selvsagt). Er nysgjerrig på livene deres. Kulturen deres. Religionene deres (har både en muslim, hinduist, kristen og buddhist på teamet…). Husker på spesielle dager. Sørger for at vi har det morro sammen!

Alt dette bryter ned barrierer, og jeg har tro på at dette skaper gode forutsetninger for det profesjonelle arbeidet og forståelsen som må til for å skape et godt resultat.

Brain drain og turn-over
Dette er absolutt et tema, men i forhold til hva jeg har hørt fra India, så er stabiliteten relativt høy. Men det viktigste er at man har gode prosesser for prosjekt- og systemdokumentasjon, samt gode rutiner for kunnskapsoverføring. Så mitt team har i løpet av 4 år blitt skiftet ut 3 ganger (med unntak av prosjektlederen – han har vært med hele veien). Ikke bare grunnet utflytting fra landet, men fordi de gikk over i andre prosjekter. Så egentlig ikke så ulikt det jeg opplevde da vi hadde utviklingen i Norge.

Men siden de har solide prosesser for dokumentasjon og kompetanseoverføring, har dette vært uproblematisk.

Borgerkrig
En klar risiko de første par årene. Men nå er en av de lengste borgerkriger over.

Alt i alt: dette har vært en spennende reise – både faglig og personlig.

Og Sri Lanka er et paradis for turister!

IN ENGLISH

Some of my friends in Sri Lanka used Google translate to read this. The result was not good. So for them, I’ve translated in my own words:

A good portion of my working day consists of working with a team thousands of miles away. Since 2006 I’ve had a team of 4 working for me fulltime – in Colombo, Sri Lanka.

Why would I do this? When the idea was presented to me 5 years ago, «offshoring» was something the big guys did. Usually American. And often to India. Just the thought of outsourcing the developement of our core system all the way down there was a «leap of faith».

It was our maintenance partner who presented the idea. A couple of years prior, they had themselves ‘offshored’ the developement of a commercial debt collection system to a company in Sri Lanka: Eurocenter. The former CEO Finn Worm-Petersen wanted me to meet the new CEO of Eurocenter: Mano Sekaram. He presented the company and their business model. After the meeting I politely said thanks, and left thinking that others would probably have more interest in a venture like this than me. mer interesse av enn meg.

Our core system – «x|is» (Xtra InternalSystem) controls all the flows on job applications, temporary workers, commissions, timesheets, etc. The thought of moving the developement of this system to a «low cost country» seemed quite distant.

My sceptisism had several prejudice assumptions, and these are some of the considerations I made when discussing the relevancy of moving the developement abroad:

Distance to the developers
The distance to Sri Lanka is thousands of miles, and I was dependent on close relations, communications, and collaboration with them.

Cultural barriers
At least they spoke English. Even if the dialect was a bit demanding.
And they were Asians (here comes the prejudism): more collectivists than individualists, conform with hierarchies. Always smile and say yes when they should say no. Little transparency through the organization.

And what about the ability to grasp Norwegian business mentality?

«Brain drain» and high «turn-over»
How long could knowledge be kept, when you have the impression that their main target in life was to move to a western country as soon as possible (again, prejudice and western insolent from our part)? I had read about companies in India who hired developers with one sole purpose in the beginning: to sit behind another developer’s back and see what he’s doing, and as soon as he resigns he can take over.

Civil war
30 years of civil war still ongoing. How safe was it to move over to a country in that kind of crisis, and risk an escalation of the war with possible consequences for companies in the country?

So there were multiple arguments against.

But 4 years ago we had a crisis with our at the time existing Norwegian vendor. Their developement departments were split up, developers resigned, knowledge disappeared.

I took a «long shot», and invited 2 guys from Eurocenter to perform a 3 day workshop and run through our system. To give you the short story: I was impressed, and now – 4 years later – I still am and I’m very content with the quality of the work done by «my» team in Colombo.

Some of my assumptions I of course had to address, and get them confirmed or disproved.

Distance to developers:
It’s a small world, and chat, Skype, videocam, and conferencing tools contributes to this. Some days I have more contact with Colombo than with my colleagues at office.

Cultural barriers
You need to have an awareness and address this. Language was the easy part – it’s just another dialect. But the hierarchical respect for superiors (here: the customers) is different. So how to address this? By creating a mutual understanding that I’m a participant on the same team as them. I travel once every half year to meet them. Socialize (and of course, work…). I’m courious about their way of life. Their religions (I’ve had Muslims, Hinduists, Christians, and Buddhists on the team…). Remeber them on special days. Make sure that we have fun!

All this will break down eventual barriers, and I have a strong belief that this creates a good ground for the professional part of the job and the mutual understanding for what it takes to create a good result.

Brain drain and turn-over
Absolutely an issue, but in contrary to what I’ve heard about India, the stability is relatively high. But most importent is to have good processes for project- and system documentation, and good routines for knowledge transfer. So my team has the last 4 years been turned of about 3 times (except for the PM – he’s been there all the way). Not because of migration, but because they wanted new challenges (other projects or other employer). So this sounds familier, and is similar to what I experienced here in Norway.

But since they have solid processes for documentation and knowledge transfer, this has not been a problem.

Civil war
An obvious risc the first years. But now, one of the longest-lasting civil wars is over.

All in all: it’s been an exciting endeavor – both professional and personal.

And Sri Lanka is a paradise for tourists!

Jeg har fått et nytt ikon på toppen av skjermen min som alltid er synlig. En påminnelse om at det finnes et sted der jeg kan holde kontroll på alle prosjekter jeg har ansvar for eller deltar i. Et klikk på den, og snarveier til ulike deler av prosjektene dukker opp. Og best av alt – det hele er i «skyen» som alle i IT-bransjen buzz’er om for tiden. Og den har vært i skyen i mange år.

Velkommen til prosjektplace.no.

Som jeg skrev tidligere, så ønsker jeg å profesjonalisere prosjektmetodikken der jeg jobber. Dessuten har jeg lenge lett etter et verktøy for prosjektstøtte. Verktøy jeg har prøvd ut og brukt er bl.a.:

• Microsoft Excel – med maler basert på modell for Målrettet Prosjektstyring utviklet av Erling Andersen og Kristoffer Grude.
  Den såkalte PSO-modellen har absolutt noe for seg, men å bruke Excel som et samarbeidsverktøy er ikke så godt.
• Goal Director av GDPM Systems – egen applikasjon for Målrettet Prosjektstyring.
  Virker noe uferdig.
• Microsoft Project
  Mega-system, utrolig funksjonellt, men en «skyte spurv med kanon»-applikasjon for meg i forhold til dimensjonene på prosjektene jeg har ansvar for.
• MindManager, med JVCGant.
  Jeg er en MindMap fantast, men har ikke helt klart å få til bruk av hjernekart for prosjektstyring.

Samtlige applikasjoner og løsninger over er funksjonelle, men jeg trengte noe som hadde tilstrekkelig funksjonalitet, og som også kunne bidra til å øke forståelsen for prosjektmetodikk.

Prosjektplassen er en webbasert applikasjon som jeg opplever har det nødvendige nivå av funksjonalitet. Dessuten adresserer den behovet jeg hadde for å få til samarbeid rundt prosjekt og prosjektverktøy.

Inngangsterskelen er lav, og den har mye funksjonalitet som bidrar til god prosessflyt i prosjektet. Dessuten er det genialt å ha et slikt program ‘i skyen’ når man kjører prosjekt med eksterne leverandører.

Noe av det jeg liker best med dette verktøyet er:

• God prosesstøtte for å få tid- og fremdriftsrapporter fra alle involverte ressurser
• Automatiserte rapporter til alle deltakere i prosjektet
• Enkel versjonskontroll av dokumenter
• Prosesstøtte for kommentering av dokumenter
• Godt brukergrensesnitt
• Tilstrekkelig funksjonalitet. Keep it simple.

Det er selvsagt endel jeg savner som du får i fullskala prosjektstyringsverktøy.

Men slike verktøy kan du ikke involvere alle inn i. Det kan du med dette. Både fordi det er enkelt tilgjengelig, og bidrar til samarbeid.

Husk å installere plug-in’en!

Noen som har noen erfaringer fra bruk?

Tidligere iår fullførte jeg et års deltidsstudium i Prosjektledelse. En studiemodul i Master of Management graden jeg jobber med. Så det er ikke PMP sporet jeg følger, men en mer akademisk tilnærmelse til faget. Sannsynligvis forsøker jeg meg på en PMP eksamen en gang i nær fremtid.

Uansett, et år med dette tema har gitt meg noen flere verktøy i verktøykassa. Og på jobb har jeg sett at det trengs endel oppussing. Som Master-oppgave skrev jeg om prosjektmodenhet i bedriften, og konkluderte med at den var relativt lav. Som de fleste slike akademiske oppgaver var konklusjonen vel egentlig et bevis på det opplagte.

Ikke dermed sagt at vi ikke er en prosjekt-orientert bedrift. Selvom den daglige driften ikke passer helt inn i PMI sin definisjon av et prosjekt: «A temporary endeavor undertaken to create a unique product, service or result«. Dog, noen prosjekt-’artifakter’ kan ofte observeres. Iblant kan prosjektmetodikk gi endel positive effekter på oppgavene vi utfører. Og iblant har vi virkelige utfordringer som bør beskrives og behandles som et full-skala prosjekt.

Utfordringen er – vi har ingen integrert metode eller kultur for bruk av standard prosedyre og metode hentet fra prosjektledelses-arenaen. Selvsagt, forretningen går glimrende. Og når jeg observerer ulike grupper som arbeider sammen her, så er det ofte en eller annen form for metode involvert. Iblant litt tilfelding, og i forhold til prosjektledelsesfaget er det mange mangler. Derav mine funn i oppgaven om prosjektmodenhet i bedriften.

Så. Hva bør gjøres? Vel, når man har ansvar for et prosjekt: kjør metodisk slaveri. Men mange av mine prosjekter innen IT involverer først og fremst eksterne leverandører og partnere. Og de fleste av dem er meget profesjonelle og trenet i dette. Brukerne internt opplever prosjektresultatet, eller i beste fall blir de involvert på en annet nivå enn fra innsiden av prosjektgruppen. Men la dem få et innblikk og forståelse av metodikken. Vær litt firkanta.

Når jeg ikke har ansvar for et prosjekt? Still spørsmål. Som for eksempel:

• Er dette et prosjekt?
• Hvem er prosjektleder?
• Hva er mål og formål med prosjektet?
• Er det noen ytre eller indre begrensninger?
• Hvordan er risikobildet?
• Hvor er planen?

Og så videre…

På ledelses-nivå har jeg begynt å presentere mine aktiviteter og ansvarsområder ved hjelp av en prosjektportefølje-oversikt. Jeg snakker om prosjekter, ikke oppgaver. Jeg nevner mål og formål. Jeg skriver svart på hvitt hvem som er prosjektleder. Hvem som er prosjekteier. Prøver å snakke som en erfaren prosjektleder, selv om jeg ikke nødvendigvis føler meg som en.

På et eller annet tidspunkt er jeg iblant redd for å bli avslørt. «Aaaaah, NÅ skjønner jeg agendaen her. Du prøver å praktisere noe av din nyvunnede kunnskap«. Som regel blir det satt pris på. Iblant får jeg litt flakkende blikk når prosjekt-begreper flyr over bordet. Og det kan iblant oppleves som at jeg trekker kolleger unødvendig etter meg i en eller annet over-byråkratisk sti. Og ja, det er noen ganger riktig. Jeg er rett og slett litt planleggingsfanatiker. Det er en grøft på denne stien: at jeg overdriver og overdimensjonerer. Iblant må man bare begynne å løpe når man hører startskuddet, og ikke planlegge seg ihjel.

Men når alt kommer til alt: jeg har sterk tro på at flaks er noen man planlegger.

Så jeg jobber ufortrødent videre med å forsøke å implementere mer mentalitet rundt prosjektledelse. Etterhvert vil det kanskje føre til mer konstruktive møter med færre diskusjoner som tar tid, men ikke gir resultat.

Han trengte en gjennomgang av teknikken. Som nytilsatt adm.dir. i sitt selskap hadde han behov for å få en oversikt over den strategiske posisjonen de hadde.

SWOT – Strengths (styrker) – Weaknesses (svakheter) – Opportunities (muligheter) – Threats (trusler). Et enkelt, men kraftig verktøy for strategisk planlegging. Mye brukt, som sagt. Men jeg har observert at den også har blitt brukt feil, av mange årsaker.

Mine observasjoner:

• Gruppen skiller ikke godt nok på mellom interne og eksterne faktorer
  F.eks.: når man diskuterer trusler, så hører ikke problemer med personalet internt i denne kvadranten. Det er isåfall en svakhet. Eller når man diskuterer styrker: da skal ikke konkurrenters sterke sider komme inn her. Det er mer å betrakte som en trussel (dersom det faktisk er det, da).

• Gruppen gjør bare halve jobben.
  Å fylle ut matrisen som du ser i illustrasjonen er i beste fall et godt utgangspunkt for å gi en beskrivelse av virkeligheten. Altfor mange stopper her. Det er i analysen at modellen fremtrer som et strategisk verktøy. Gruppen må analysere styrker opp mot muligheter og trusler, og svakheter opp mot muligheter og trusler.

• Analyse er bra for din akademiske karriere. Handlinger skaper forretning.
  Tro meg. Som utdannet akademiker elsker vi det skrevne ord og det å se at alt faller pent inn i en 2×2 matrise. Men akademiske øvelser gir ikke smør på brødskiva (ihvertfall ikke i mitt akademiske fag – teologi. Selvom en lønn i himmelen alltid er fristende. Men det er forhåpentligvis litt lenge til…).
  Derfor: hver analyse må trigge en liste med konkrete handlinger og oppgaver. Spør deg selv: «Hva er det neste, konkrete skritt som nå må gjennomføres?».

Så kjør hele løpet, eller dropp det.

Forresten: her er min standard PowerPoint presentasjon.

SWOT-analysis-English